國際會議會場的選擇方法|選擇要點和安排程序的完整說明

可以毫不誇張地說，國際會議的成功取決於“場地選擇”。特別是在歡迎來自海外的許多客人的國際會議上，場地將是日本的面孔和組織者的面孔。

然而，當我們開始尋找場地時，我們不會面臨許多疑慮和焦慮，例如“我們應該選擇什麽標準”，“有什麽樣的設施”，“我們能滿足國際要求嗎?”UGA。

在本文中，對於負責國際會議規劃和場地安排的負責人，從場地選擇的基本思想，具體的選擇步驟到重要的檢查點，以免失敗我會全面解釋。

如果您閱讀到最後，您將看到找到您組織的國際會議的最佳場所的具體途徑，並提高來自世界各地的所有參與者的滿意度。

請利用它作為實現最佳國際會議的第一步。

什麽是國際會議?

首先，讓我們從定義中檢查什麽是「國際會議 (International Conference/Convention)」。

國際會議是一個官方會議機構，參與者聚集在一起，跨越國界，就特定主題分享信息，交換意見和討論。從學術演講到政府間會議，國際組織年會和全球公司戰略會議，其目的和規模是多種多樣的。

與國內會議不同，它的最大特點是多種語言，不同文化背景的人們聚集在一起。

這些國際會議是“MICE”的重要組成部分之一，這是一個更大的商業活動框架。

什麽是MICE?

MICE是由以下四個業務事件的首字母組合而成的新詞:。

• M eeting—企業培訓、會議等
• I ncentive Travel:企業獎勵和培訓之旅
• 會議:國際會議和學術會議
• E xhibition (或Event) :展覽、交易會或活動

MICE吸引了來自世界各地的許多人，並為主辦地區帶來了巨大的經濟效益和國際商機，因此國家和地方政府正在積極吸引。

策劃國際會議是MICE的核心，是對國際交流和經濟發展做出贡獻的意義深遠的活動。

什麽是MICE?意義和具體例子，對場地的完整評論

為什麽國際會議的場地選擇特別重要

場地不僅僅是一個“地方”。它是一個戰略因素，極大地影響了國際會議的成敗，其重要性有三個。

影響參與者滿意度的“舒適度”

由於長時間飛行和時差，許多海外參與者都非常疲勞。因此，能從國際機場順利到達，能讓人感到安全安心的地理位置是會場選定的絕對條件。

舒適的設施環境可以消除長途旅行的疲勞，而無壓力的高速通信環境則為與會者提供了良好的會議體驗。缺乏對這些的考慮不僅可以降低會議本身的評估，還可以降低東道國和城市的熱情好客本身。

通往場地的方式是參與者在該國收到的“第一次體驗”，並決定了第一印象。

最大化會議結果的“功能”

國際會議的真正價值在於超越語言和文化障礙的積極討論，以及由此產生的新知識和網路。

同聲傳譯室和最新的音響、影像設備是順利討論的生命線。此外，在現代國際會議上，強烈要求包容 (包容性) 以接受不同的參與者。對各種飲食文化 (如清真，素食和過敏) 的詳細回應，禮拜室 (遊戲室) 的建立，完整的無障礙設計等都是讓所有參與者感到尊重的必要條件。

此外，當政府官員 (VIP) 參加時，場地還需要在安全方面具有高級功能，例如易於制定安全計劃。

“品牌價值”成為向世界傳播的力量

會場是向世界傳播東道國/城市以及主辦機構的品牌形象的強大媒體。

讓人感受到歷史和傳統的會場傳達著“可靠性”，最先進的會議中心無聲地傳達著“先進性”。但更重要的是提供獨特的體驗價值，只有在那裡才能獲得。

在會議之間可以觸及日本文化和豐富自然的地方，激發了參與者的創造力，並深深地刻在記憶中。不僅會議的內容非常好，而且附帶的經驗是否令人印象深刻，大大提高了整個會議的價值。

因此，會場的選擇從“舒適性”“功能性”“品牌價值”三個方面決定了整個國際會議的質量，成就以及來自世界各地的與會者的滿意度，這是一個非常重要的決策。

成功選擇國際會議場地的七個步驟

那麽，具體按照怎樣的順序選擇會場好呢?在這裡，我們將介紹七個步驟，以係統有效地找到最佳場地。

【步驟1】明確國際會議的目的和概要

這是構成所有基礎的最重要的一步。讓我們具體地將以下項目語言化。通過澄清這些，您將看到所需場地的規模和功能以及所需的服務水平。

舉辦目的

你想要實現什麽?目標是什麽?

例:發表最新研究成果、制定國際標準、促進國際合作等

目標層

你想讓誰參加?(國籍、專業領域等)

例:來自各國的研究人員、政府官員、跨國企業的董事等

主要內容

你計劃什麽樣的節目?

例:主題演講，小組討論，海報會議，小組委員會，招待會等

使用的語言

官方語言是什麽?你需要同聲傳譯嗎?

【步驟2】確定舉辦形式 (真實在線混合)

在新冠疫情之後，持有形式的選擇多樣化為真實在線混合。特別是在國際會議上，可以解決時差和旅行成本問題的混合持有是有效的選擇。決定以什麽形式舉辦吧。

■真實舉辦

參與者聚集在一起的傳統形式。它最適合網路和團結感。

■在線舉辦

您可以在任何地方參加。降低成本，消除地理限制。

■混合舉辦

結合真實和在線的格式。雖然可以最大化參與機會，但需要復雜的管理係統，包括高質量的分發設施和語言通信。

【第3步】具體制定計劃參加人數和預算

接下來，確定參加人數和預算等具體數字。

首先是參加人數。我們將假設您期望的人數，國家/地區的細分如何，並決定場地的容量 (容量) 。為了遵守消防法，一般會選擇容量稍大的會場。

接下來決定預算。除了場地費用之外，我們還計算總費用，如同聲傳譯相關費用，設備費用，人員費用，食品和飲料費用 (考慮宗教禁忌等)，安全費用等。考慮到匯率變動風險，設定現實的金額很重要。

【步驟4】選定區域和地點

最優先考慮來自海外的參加者的便利性，縮小舉辦區域。“從國際機場的交通”，“到最近車站的距離”，“住宿設施的充實度”這三個是最重要的項目。

從國際機場的交通

從機場換乘少，能以簡單易懂的路線到達的始發站周邊是最有力的候補。也確認一下有沒有接送大巴吧。

距離最近車站的距離

理想情況下，車站在步行範圍內 (大約5到10分鐘) 。遠的情況下，也考慮安排接送大巴。

周邊環境

是否有足夠的各種等級的住宿設施，是否有可以在招待會後使用的餐館，安全性是否良好也是重要的選擇因素。

【步驟5】確定必要的設備和服務

根據步驟1~3中概述的內容，列出必需的設施和服務。以下是國際會議中特別重要的項目。

基本設備	投影儀、屏幕、麥克風、講臺等
國際會議特有的設備	·同聲傳譯展位:能否對應所需的語言數 ・多語言對應標牌:會場指南及程序顯示
通信環境	高速穩定的Wi-Fi至關重要。特別是混合動力車是最重要的項目。
休息室衣帽寄存處	是否有VIP/演講者休息室和存放參與者行李的衣帽間
飲食·送餐	是否可以應對清真、素食、過敏等多種飲食文化和習慣?
安全係統	我們能否處理VIP警衛和整個場地的安全計劃?
支持係統	是否有熟悉設備和翻譯係統的專業人員，以及能夠支持多種語言的人員?

【步驟6】列出候選場地並進行比較

終於要找會場了。我們將根據每個城市的會議局提供的信息，專業網站，過去的成就等列出多個候選人。通過在列出的場地中創建具有以下項目的比較研究表，可以更容易地進行客觀判斷。

• 會場名稱
• 容量(主廳、分科會議室)
• 場地租金
• 附帶設備使用費 (翻譯展位等)
• 取消策略
• 從國際機場的交通
• 周邊住宿設施的容量
• 空閒狀態
• 特別說明(國際會議記錄，安全級別，多語言工作人員的存在等)

【步驟7】實地考察後最終決定

如果候選人縮小到2~3個地方，請盡可能訪問該網站並親眼檢查。您可以獲得許多僅通過網站或材料無法了解的重要信息。

首先想確認的是空間所具有的尺度感和格式。主要大廳自不必說，還要確認分科會議室和海報會議的空間是否足夠，是否與整體清潔感和品牌形象相匹配。

接下來，從海外參與者的角度確認“流線”。從接待處到大廳，小組會議室，廁所的移動是否順利，即使沒有語言顯示也能直觀地理解嗎?通過實際走走看，將當天的混亂防患於未然。

此外，檢查同聲傳譯室的位置和設備的狀態。最重要的是，指導我們的場地人員對國際會議的理解和建議能力是判斷您是否可以信任作為會議成功的合作夥伴的重要判斷材料。

通過這種方式，讓我們全面檢查通過初步檢查獲得的真實信息和估算內容，並做出最終決定而不會後悔。

要記住的五個重點

除上述步驟外，我還將解釋要特別註意的五點。通過按住這些，可以選擇更高質量的場地。

體現日本品牌的“場地氛圍”

確認一下會場的設計和家具、窗外的景色是否傳達了日本的魅力和舉辦城市的個性吧。可以看到日本花園，裝飾傳統工藝品等。讓我覺得“我很高興來到日本”的附加值是一個很大的優勢。

支持多種程序的“佈局靈活性”

了解您的設施是否靈活，不僅可以滿足大廳的需求，還可以滿足多個小組委員會、海報會議、商務洽談空間和遊戲室 (禮拜室) 的需求。重要的是用隔板將大房間隔開，還是有足夠多的大小房間。

提高參與者滿意度“膳食質量和選擇”

午餐和招待會上的用餐極大地影響了國際會議的滿意度。是否能夠精細地處理各種飲食文化和宗教禁忌，如過敏，素食，素食和清真，是先決條件。可能的話，我推薦試吃。

“技術支持係統”支持當天的安全性

我絕對想避免當天的聲音，照明，圖像，最重要的是同聲傳譯係統的麻煩。每個領域的專業技術人員都是常駐的，並且從設置到生產和撤離始終支持的場地是非常令人鼓舞的存在。

查看項目內容和取消策略以避免風險

簽約前，一定要確認取消政策。在緊急情況下，必須準確掌握“何時”和“百分比”的取消費用。此外，讓我們檢查每個角落，例如費用結構和產生額外費用的情況，並解決所有未知點。

國際會議場地安排和預訂的實踐流程

我們將按時間順序介紹與場地選擇步驟並行的安排和預訂的具體流程。

咨詢・確認空閒狀況 (1~數年前)

在國際會議上，從吸引階段考慮場地並不罕見。如果您找到感興趣的場地，請先通過電話或網站查詢，並檢查所需時間表的可用性。此時，如果您告訴會議的大綱，那麽之後的談話就會順利進行。

臨時預訂和報價請求

如果有空位的話，確認一下能不能進行臨時預約吧。臨時預約時間根據會場而不同，在這期間會委托詳細的報價。

實地考察

如前所述，在臨時預約期間必須進行預先檢查。這是一個與銷售代表直接交談並解決小問題的好機會。

本協議的執行

預先檢查和對報價內容滿意後，正式簽訂合同。一般在支付申請金後合同就完成了。

與運營代表的詳細討論 (3個月到1年前)

簽約後，我們將與場地管理負責人討論當天的進展，佈局，設備，警衛，餐飲服務，多語言支持等細節。反復多次商談，做好萬全的準備。

國際會議當天

根據最終商談的內容，實施會議。當天與會場工作人員緊密合作，以順利運營為目標。

如果您想招待國際賓客，我們推薦度假村風格的國際會議場所—鳳凰喜凱亞度假村。

如果您正在尋找符合高國際標準並能為國際參與者提供特殊體驗的日本場地，我們推薦鳳凰喜凱亞度假村。

SEAGAIA不僅僅是一個會議設施；它是一個綜合度假村，可以滿足所有 MICE 需求，從國際會議到企業獎勵旅遊。

以下是推薦SEAGAIA作為國際會議舉辦場所的三個原因。

國際機場的交通和超大容量

距離宮崎布干維爾機場約30分鐘車程，交通十分便利。擁有30多個不同規模的場地，包括可容納5000人的“ SEAGAIA會議中心”，能夠靈活滿足各種規模和用途的國際會議需求。

最新的音響、照明、影像設備自不必說，為了舉辦混合動力車的發送環境也很完善。

一體化度假酒店獨有的特別體驗價值

度假村內集中了所有設施，包括會議場所、酒店（如鳳凰Seagaia海濱度假酒店）、各種餐廳、溫泉、高爾夫球場和水療中心。

參與者可以在會議之間或會議之前和之後刷新，而無需移動壓力。遠眺太平洋的雄偉地理位置和日本神話的舞臺宮崎文化所帶來的非日常感，為海外參加者帶來難忘的日本回憶，營造出特別的一體感。

多語言支持，由經驗豐富的專業團隊提供一站式支持

經驗豐富的國際會議專家團隊將為您提供從場地選擇、規劃到當天運營的一站式支持。充分利用飲食寶庫宮崎的豐富食材，提供可滿足清真認證飲食的高品質餐飲服務，以及可以體驗日本文化的獨特活動方案，我們將滿足主辦方的所有要求，為國際會議的成功提供強有力的支持。

“度假村MICE”在遠離喧囂的特殊環境中進行，提供獨特的體驗價值，讓國際參與者刻骨銘心。

從政府間會議到國際學術會議，我們的專職人員可根據您的要求提供最佳方案。企劃的初期階段也沒關係，首先請隨意咨詢。