“在通常的會議上很難發表意見”“各部門之間的合作越來越弱”
當你遇到這樣的麻煩時，場外會議引起了人們的註意。
非現場會議是在辦公室外進行的會議，培訓和討論。近年來，從管理戰略會議到團隊建設，引入了各種目的。特別是，這種方法的特點是對話的質量和參與者的動機隨著如何選擇場地而發生很大變化。
在本文中，我們將以易於理解的方式解釋“選擇地點”的概唸，以使非現場會議成功。我們仔細總結了實用的要點，以便即使是第一次負責規劃的人也可以放心地進行準備。
什麽是非現場會議?
非現場會議是指在遠離日常工作場所或會議室的地點舉行的會議、討論或研討會。其最大的優勢在於，脫離日常繁忙的工作環境，能夠為參與者創造思考和發言的“空間”，從而更容易激發出平時可能不會表達的想法和真實意見。
我想提高團隊的團結，創造新業務的想法，創造跨部門對話的機會，這通常是為了這樣的目的而引入的，近年來它已被廣泛引入中小企業和大公司。
什麽是非現場會議?徹底解釋目的，效果，程序示例
為什麽舉辦場所的選擇很重要?
決定非現場會議成功與否的因素之一是地點的選擇。事實上，人們更容易在不同的空間發生心理變化，不同的地方會改變空氣。
例如，在隔壁會議室還有其他小組正在開會的情況下，你可能會因為擔心音量太大而不敢暢所欲言。另一方面，在被自然環繞的安靜環境中，或者在可以專屬預訂的私密空間裡，參與者之間的距離會迅速拉近，促成更深入的對話。
空間設計是否符合您的目的。這是分離“外部會議”和“有意義的非現場會議”的分支點。
選擇非現場會議地點的要點
在決定舉辦地點時，重要的是不僅要判斷“良好的可訪問性”和“良好的風景”等表面元素，還要判斷它是否是與會議的目的和內容相匹配的空間。在這裡，我將介紹我想特別註意的五點。
易於訪問
首先應該考慮的是交通的便利性。如果參加者是遠道而來，請確認從主要車站和機場出發的交通是否順暢，有無接送巴士等。
如果距離太遠，就會出現疲勞，如果距離太近，就會出現“非凡的感覺”會減少的睏境，但這可以根據參與者的層次和停留時間來平衡。
空間隱私性
其次，空間的隱私至關重要。在某些情況下，其他群體的存在可能會壓制言論自由。租用會議室或整層樓，甚至是租用整棟大樓，都是更安全的選擇。是。
易於交互的佈局
此外，您不能錯過易於對話。您是否可以隨意擺放桌面、靈活的座椅、足夠的亮度，這些細節都可以幫助您減少工作壓力。
設備的充實度
此外，不要忘記檢查會議所需的設施(顯示器、白板、Wi-Fi等)是否到位。
產生思考空白的空間
最後要註意的是“邊距”的存在。一個花園、一個露臺或一個休息室，讓您可以在會議之間稍微走一走，就能讓您的心情煥然一新。無憂無慮的聊天和意識通常來自這些空白時間。
選擇場地的常見失敗和註意事項
一個常見的失敗是只選擇外觀印象。
即使在拍攝照片的場地中，也存在難以使用的情況，例如照明實際上很暗，天花板很低，聲音難以回響。
此外，由於設備借出的存在或不存在以及諸如白板/延長線之類的詳細設備沒有準備好，因此經常可以看到當天的戰鬥場景。事先查看“設備一覽表”，如有任何疑問，請與我們聯係。
此外，在住宿類型的情況下，膳食和房間的舒適性不容忽視。即使是寶貴的會議，如果睡眠不足或用餐不滿意，整體滿意度也會下降。
按目的·選擇推薦的非現場會議場地
非現場會議的結果在很大程度上取決於地點。在這裡，我們將為每個目的介紹“什麽樣的地方/場地適合”。
高級管理人員戰略會議和決策的推薦場所
在平靜的氛圍中確保隱私的場地適合管理層和高管仔細討論的地方。如果您是一個安靜的空間，大自然在您的視野中蔓延，或者如果您有專用樓層的設施，您可以加深討論而不必擔心外部視線和聲音，您可以專註於您的戰略。
可以進行團隊建設的地方
當你想加深團隊的友誼並想要提出創新的想法時，被大自然包圍的開放感是最好的。擁有森林、大海、廣闊庭院和露臺的設施可以刺激五官，促進超越日常界限的對話。可以結合輕松體驗和散步的邊緣也是創造創造性對話的重要因素。
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什麽是團隊建設培訓?從目的和效果到具體例子的徹底解釋
當天往返或想在短時間內舉辦的推薦場所
對於東京都會區的短途旅行，租用交通便利、設施齊全的會議室或場地十分實用。配備所有必要的設備並盡可能減少出行負擔，是確保參與者保持專注和滿意的重要因素。
想要長時間逗留同時重視學習和交流的時候，推薦的地方
對於有住宿的會議，住宿設施中有會議空間的地方很有用。用餐，休息，第二天準備等流程將毫無壓力地進行，逗留期間的效率也將提高。特別是，能夠以恆定節奏整合集中和刷新的環境適合鼓勵深入學習和交流。
想要重視非日常感和獨特性時推薦的場所
有時，利用廢棄學校、露營地或活動場地等非常規空間來取代會議室，效果會更好。這種充滿懷舊氣息又令人耳目一新的氛圍，能夠重置參與者的感官，激發出與以往不同的視角和想法。
現場安排和非現場會議預訂的實際流程
與場地選擇步驟同時進行的是實際安排和預訂的進度管理。非現場會議通常需要幾周或幾個月的準備時間，因此您需要制定時間安排並盡早採取行動。
在這裡，我們將按時間順序介紹流程，以便即使是第一次負責項目的人也不會迷路。
舉辦候補日的決定和會場咨詢 (1~6個月前)
首先進行公司內的日程調整，選出多個舉辦候補日。確定候選人後，向感興趣的場地詢問可用性。通常通過Web表單、電話或電子郵件進行確認。
查詢時，提前組織以下信息會很順利。
- 希望舉辦日期 (第1~第3希望)
- 預定人數
- 目的(示例:行政訓練營、團隊建設)
- 利用時間段 (例:10:00~17:00+住宿)
初步預訂和報價請求 (活動開始前1~5個月)
確認日程的空閒後，請先進行臨時預約。雖然每個會場的預售時間都不一樣，但一般都是1~2周左右。
在此期間，我們將根據計劃內容獲得報價。詳細商量一下會場使用費、備品、飲食、住宿、交通安排等必要的項目吧。
預先檢查、現場確認 (1~4個月前)
如果可能，在預訂期間進行現場訪問 (初步檢查)。這是掌握小冊子和網站難以理解的流線、空氣感、設備狀態的重要機會。
在當天直接與銷售代表交談時，確認以下幾點是安全的。
- 會議室佈局、大小和移動性
- 住宿房間的清潔感和動線
- 周邊環境的安靜、非日常性
- 午餐、晚餐等飲食的內容和形式
正式合同的簽訂和初始費用的支付
如果同意預先檢查和報價的話，就進入正式簽約。提交申請書、簽署合同書、支付申請金等，會場預約完成。
合同簽訂後，也會產生取消政策，所以在公司內部決定確定後再進行吧。
當天之前的詳細商談 (1個月前~之前)
簽約後，與會場的運營負責人就項目的詳細內容、時間表、設備要求等進行協調。根據需要進行多次會議，包括進度表和參與者列表、講義、座位安排和活動內容。
讓我們在這個階段分享一些細節，如飲食要求，過敏反應，紀唸品安排等。
對於異地會議，我推薦鳳凰喜凱亞度假村。
我希望非現場會議不僅僅是一個“外部會議”，而是一個時間，可以帶來難忘的體驗和行動變化。
如果你是這麼想的，那麼位於九州宮崎縣的「鳳凰喜凱亞度假村」這樣的多功能度假設施將是一個不錯的選擇。
SEAGAIA擁有豐富的經驗，全年被許多企業用於舉辦公司會議、培訓課程、高階主管靜修、團隊建立等活動。它尤其受到那些既重視獨特體驗又注重高效討論的公司青睞。
為什麼選擇SEAGAIA作為異地會議的舉辦地
會議，住宿，體驗一體化的“一體化”空間
度假村佔地廣闊，為團隊提供住宿所需的一切，包括各種大小的會議室、舒適的住宿、以當地食材為特色的餐廳、溫泉、水療中心、高爾夫球場和騎馬場。
可以進行「上午開會，下午活動」“晚上在溫泉放松”等靈活的設計。
通過團隊的“共同體驗”創造團結感
俯瞰大海和松林的雄偉位置鼓勵對話，排除通常的角色和頭銜，並有助於建立新的團隊關係。
許多聲音，如“意見積極出現”和“下一步行動自然決定”被聽到，因為設計充分利用了這個地方的力量。
專業的規劃支持和靈活的響應能力
經驗豐富的專職協調員為您提供從會場選擇到當天運營的一站式支持，讓您在首次非現場會議時也能安心。
“我想在大自然中放松的同時度過”，“我想加入活動”，我們將回應蓬松的咨詢。
“我想改變公司內部的氣氛”“我想加強團隊力量”
如果您有這樣的想法，為什麽不在日常生活中邁出一步，在開放五種感官的環境中度過“有意義的時間”?
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撰稿：鳳凰喜凱亞度假村會展編輯部
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